טיפים פשוטים לקיום מפגשי זום פרודוקטיביים

אם אתם מרגישים שרוב הזמן שלכם מתמלא בתקופה האחרונה בפגישות מהסוג הווירטואלי, אתם לא לבד. מחקר שערך ד״ר ג'וזף אלן מגלה שמנהלים השקיעו - טרום מגיפת הקורונה - 75% מיום העבודה בהכנות, ארגון והשתתפות בפגישות - אך למעלה ממחצית הפגישות דורגו כ״לא מספקות״. כאשר הפגישות ממוקדות, מתוכננות ומנוהלות היטב, הן יכולות להיות כלי רב עוצמה, אך לעתים קרובות מדי הן נתפסות כ-״בלתי יצרניות בעליל״ או, סתם, ״מיותרות״. בזירה הווירטואלית שנוצרה בחצי השנה האחרונה, התמונה לא השתנתה. רבים ממשיכים לדווח על ״פגישות לא טובות״. מה ניתן לעשות? ריכזנו מספר טיפים פשוטים.

הכנות לפני פגישה

לפני כל פגישה ופגישה עבורו על השאלות הבאות כדי להעריך האם מדובר באמת בפגישה נחוצה, או אולי לא....

• האם לפגישה יש מטרה ברורה? סיבה טובה?
• האם שיתוף פעולה ודיון פתוח חיוניים להשגת המטרה?
• האם עלי לדון במידע מורכב או רגיש?

אם עניתם ״כן״ על כל השאלות, פגישה היא ככל הנראה הפורמט הטוב ביותר למטרתכם - אם לא, עליך אולי לשקול דווקא שימוש בדוא"ל, בהודעות ווטסאפ/טלגרם/מסנג׳ר, או בשיחת טלפון מהירה במקום זאת.

צמצמו מראש את רשימת המשתתפים בפגישה

האם כל אחד ברשימת המוזמנים לפגישה שלכם ממלא תפקיד פעיל בהשגת מטרת הפגישה שלכם? אם המטרה היא שיתוף פעולה, נסו לדבוק בהשתתפות של מקסימום חמישה עד שבעה אנשים - אחרת, בסופו של דבר, אנשים רבים משתתפים, אך רק מעטים תורמים.

ליצור ולהפיץ את סדר היום לפגישה

סדר היום מסייע במעקב אחר השיחה ויוצר פגישות פרודוקטיביות יותר. הכינו את האג'נדה שלכם לפגישה המיועדת מבעוד מועד ושלחו אותה לכל המשתתפים כדי לאפשר להם לגבש את מחשבותיהם ולקצר את זמני ה״התנעה״ בנושא העומד על הפרק.

באורך הנכון

נסו לשמור על פגישות של פחות מ- 45 דקות. הימנע מתזמון פגישות ״גב אל גב״, כדי לתת לאנשים זמן להתאושש. אם אתם צריכים לארגן פגישה של יותר משעה (כגון פגישת תכנון), חשוב על קיום הפסקות קצרות כדי שאנשים יוכלו להירגע ולהיטען מחדש.

החשיבה הנכונה

כאשר התזכורת לקראת הפגישה הבאה שלכם צצה על מסך המחשב, עצרו את המשימה הנוכחית שלכם והקדישו מספר דקות להכין את עצמכם למפגש, תוך התמקדות בפגישה שלפניכם. זה הזמן לשתות כוס מים, לעשות מדיטציה, להאזין למוזיקה, או סתם להסתובב - כל מה שנותן לכם אנרגיה ומאפשר לכם להשתתף בפגישה ללא הסחת דעת.

במהלך הפגישה

התחילו בשיחת חולין

נצלו את הדקות הראשונות של המפגש ליצירת קשר אישי - שמביא לרוב לפגישה יעילה יותר. תנו את הטון הנכון על ידי שיתוף של מה עשיתם בסוף השבוע, או שאלו כיצד אנשים מסתדרים לפני שאתם מתחיל לדבר על הביזנס.

להיות מנחה פעיל

תנו לאנשים סיבה להפעיל את המצלמה שלהם על ידי ניהול שיחה פעילה ומשתפת, שבה לכולם יש סיכוי לדבר. כמנהלי השיחה, עודדו השתתפות על ידי קריאה לאנשים בשמם. מעבר תכוף מתצוגה לתצוגה, מעבר משיתוף מסך לתצוגת גלריה וכדומה, יכולים גם הם לעזור לשמור על תשומת הלב של המשתתפים.

גלו מעורבות

הימנעו מריבוי משימות או ביקור בטאבים אחרים שפתוחים אצלכם על המחשב ונסו להיות מעורבים בכל שיחה ככל האפשר. הראו למשתתפים ולמנהל המפגש שאתם אכן לו מקשיבים באמצעות מתן תגובות. אם אינכם רוצים להפריע, שתפו תגובות בצ'אט הפגישה.

היצמדו לסדר היום

כאשר השיחה מתחילה להיסחף, נסו להתמקד מחדש במטרה העומדת בפניכם. זה הזמן, אולי, להציע למשתתפים להמשיך לנל את הדיון בנושא המסיט, לאחר בסיום הפגישה הנוכחית.

הכללה

מחקרים מורים כי נשים, בעלי מוגבלויות, חרדים ואחרים, נוטים לחוות לעתים הטיה לא מודעת במקום העבודה, ופגישות וירטואליות יכולות להגדיל את האי-שוויון הזה. שימו לב מי מדבר ומי מדברים עליו, והשתדלו לעסוק בכל הקולות באופן שווה.

לאחר הפגישה

שלחו דגשים ופריטים לפעולת המשך

נצלו את העובדה שניתן לבצע הקלטה של פגישות או תמלילים, כדי שתוכלו לשלוח דגשים ונקודות מרכזיות שעלו לדיון לכל בעלי העניין. בדרך זו, כולם יכולים להישאר מעודכנים.

ספק הזדמנויות נוספות לתרום

כשאתם שולחים את ההערות או ההקלטות, בקשו פידבק, או שאלו שאלות. זה יוצר סביבה יותר ״מכילה״ עבור מי שלא מרגיש בנוח לדבר בפגישה, או עבור מי שלא היה שם.

בטלו פגישות מיותרות

העריכו את נחיצות הפגישות הבאות שתכננתם, כדי לוודא שהן עדיין משרתות את מטרתכם. אם לא, קצרו אותן, הורידו את התכיפות, או בטלו אותן לחלוטין.

לנוחיותכם, הורידו מהקישור המצורף את ה׳צ׳ק-ליסט׳ שלנו לייעול הכנות למפגש הבא.