הדברים הקטנים שיקלו על ניהול הפגישות העתידיות שלכם בזום

כתב אורח - ד״ר יונה גודמן

איך ׳מפריעים׳ לצ׳אט פרטי? מה עושים עם פגישות קבועות, למה ואיך יוצרים סרטון עצמי ומהם קיצורי המקלדת הכי פופולריים. לטובת אלה שחושבים שהם כבר יודעים הכל על השימוש בזום, להלן כמה טיפים שיקלו על ניהול הפגישות הבאות:

מתכתבים ביניהם

בין אם מדובר בפגישת עבודה חשובה, או בשיעור מרחוק, תמיד תמיד יימצאו אלה שמתחילים להתכתב ביניהם בצ'ט של הזום באופן פרטי, כלומר רק שני המתכתבים רואים את השיחה בעוד שיוזם המפגש, או המנחה שלה נשאר מחוץ לעניינים.

מה עושים?

כמובן שאפשר להסביר מראש, לחברים לעבודה, לפגישה, או לשיעור, את הצורך באחריות אישית, אך עד שכולם יאמצו את ההתנהגות החדשה, ניתן לכוון את הצ'ט באופן שיאפשר רק שאלות המופנות לכלל, ולחסום אפשרות של שיחות פרטיות בין שני משתתפים.

איך עושים זאת:
בעמוד הבית נכנסים למתג settings. הטור השמאלי למעלה הוא meeting. גוללים למטה לפרק שעוסק במה שקורה בתוך המפגש, וחוסמים את האופציה של צ'ט ישיר בין שני משתתפים. כלומר, מסירים את הסימן מהמשפט . Allow meeting participants to send a private 1:1 message to another participant. הערה עקרונית: הצ'ט עשוי להיות כלי מצוין שמאפשר לא רק שאלות המופנות למנהל המפגש קיום דיון פומבי. ניתן לשאול שאלה/להציג תמונה וכו' ולבקש מכולם, בו-זמנית, לכתוב את עמדתם בצ'ט. למשל, להקרין סרטון קצר ולבקש  מהמשתתפים שיכתבו בצ'ט את עמדתם ביחס לשאלה שעל הפרק ולאחר מכן לפתוח זאת לדיון בעל פה.

בתוך תבנית

לפעמים עולה הצורך בקיום פגישה או שיעור קבועים עם ציבור קבוע. לעיתים מדובר ביום ובשעה החוזרים על עצמם בצורה זהה כל שבוע: שיעור שבועי, ישיבת צוות שבועית קבועה וכדומה. מסיבות שונות (ביניהן, אבטחה) אנו לא ממש רוצים להשתמש בקוד קבוע לכל אותן פגישות, אבל, מצד שני, אנו מוצאים את עצמינו מקלידים כל שבוע מחדש את אותם נתונים: שם זהה (פורום הפגישה/נושא הפגישה), תיאור זהה ושעות זהות. האם ניתן ליצור תבנית בסיס (template) של הפגישות הקבועות באופן שניתן יהיה לקבל כל פעם קוד חדש, תוך שהתוכנה תקפיץ אוטומטית את שאר הפרופיל שכבר משמש אותנו בפגישות אלו?

דרך פעולה:

כבשאלות רטוריות אחרות, התשובה כמובן חיובית.

כדי ליצור תבנית קבועה של פגישה (template) צריך תחילה להזמין פגישה הזהה בתבניתה (שם, תיאור, שעות) לסוג אותו רוצים לשמור, ולשמור אותה כזימון פגישה עתידית. לאחר מכן, גש לרשימת הפגישות העתידיות שלך, ולחץ על שם הפגישה (אל תלחץ על 'הפעל' אלא על שם הפגישה). בתחתית החלון, תיפתח אופציה של save as meeting template קבע שם קבוע לתבנית. כעת, בקביעת פגישה חדשה, יפתח חלון (אחרי שם הפגישה ותיאורו ולפני המועד) בו כתוב: use a template. וכן, ניתן ליצור כמה "תבניות בסיס" שרוצים. בלחיצה על החלון הנ"ל תיפתח רשימה עם שמות כל תבניות הבסיס, מתוכן נוכל לבחור את הרצויה ולהכילה תוך שמקבלים רק קוד חדש. זאת בעת שכל השאר כבר כתוב בצורה אחידה ו'יקפוץ' פנימה לבד.

המלצה: שחקו דקה עם התוכנה כדי להבין את הנכתב כאן, ובהמשך זה יכול לחסוך לכם זמן ומאמץ...

אני בסרט?

לעתים אנו צריכים להקליט את עצמינו בסרטון קצר ולשלוח אותו לאחרים. זום מאפשר לנו לקיים 'פגישה עם עצמי'. אפשר להקליט את ׳עצמי׳ ולאחר מכן להפיץ את ההקלטה למי שרוצים.

דרך פעולה:

דרך אחת מהירה לתפעול, אך מצריכה לאחר מכן לחתוך מהסרט את שניות ההתארגנות בהתחלה ובסוף. השניה דורשת טיפה מאמץ בתפעול, אך חוסכת את הצורך לערוך את הסרטון לאחר מכן. הדרך הפשוטה היא להפעיל את מנגנון ההקלטה ב'הוראות הקבע' של זום. לאחר מכן לפתוח מפגש (עם עצמי, בלי להזמין אחרים) ופשוט לדבר. לאחר סיום, התוכנה תשמור את הסרטון ובזה סיימתם. אבל, לרוב יש בהתחלה כמה שניות בהן רואים כיצד הזזתם טיפה את המצלמה או את הכיסא, הזזתם חפץ מפריע ברקע וכו'. במצב זה, צריך לדעת להשתמש בתוכנת עריכה פשוטה כדי לחתוך החוצה את החלק המיותר בהתחלה.

הדרך השנייה חוסכת את הצורך בעריכה. באפשרות זו, נכבה תחילה את מנגנון ההקלטה ב'הוראות הקבע' של זום. נפעיל מפגש עם עצמינו, כשבשלב זה התוכנה אינה מקליטה. נתארגן עם הכיסא, נכוון את מיקום המצלמה והמחשב ונטפל בכל סידור אחר שנרצה. כל הזמן הזה, התוכנה אינה מקליטה. כשאנו מוכנים לגמרי, ורואים את עצמינו במסך בצורה שמתאימה לנו, נלחץ על מתג ההקלטה שבתחתית המסך ונתחיל לדבר. בסוף הדיבור שלנו נכבה אותו ידנית ונקבל סרטון מוכן.

בקיצור

ככל שתדירות השימוש בזום עולה והמיומנות גוברת, כדאי לאמץ כמה קיצורי מקשים שיחסכו עבודת עכבר (שלעתים מחייבת גם להתכופף קדימה מול המסך בצורה שמעוותת את המראה שלנו) אך בעיקר – באופן שיקצר זמן ויקל על התיפעול. ישנם קיצורי דרך רבים שניתן לאמץ בעזרת המקשים (וניתן גם לייצר עוד לבד). הנה כמה עיקריים, תוך המלצה לבחור שלושה ולאמץ אותם במשך שבוע עד שמפנימים אותם, ואז לשוב ולבחור נוספים. נתמקד הפעם בקיצורים הבסיסיים יותר. כולם משלבים את המקש Alt יחד עם אות אחת:

• לפתיחה או סגירה של תיבת הצ'ט Alt+H
• לפתיחה או סגירה של רשימת המשתתפים Alt+U - קל לזכור: קיצור של Users
• לפתיחה או סגירה של מסך השיתוף - Alt+S - קיצור של Share screen
• לפתיחה או סגירה של מתג הקלטה - Alt+R - קיצור של Record
• לפתיחה או סגירה של המצלמה שלי - Alt+V - קיצור של Video
• לפתיחה או סגירה של המיקרופון שלי: Alt+A (קיצור של Audio).
• להשתקת כולם או לפתיחת אודיו של כולם - Alt+M - קיצור של Mute

*הכותב הינו הרב ד״ר יונה גודמן, מינהל החינוך, רשת מוסדות בני עקיבא ומנהל קבוצת הווטסאפ ״הטיפ היומי בשימושי זום״