המאמר בשיתוף זום ונכתב על ידי קייטלין גוזמן, מנהלת שיווק לקוחות, זום
מתכנני אירועים נאלצו ללמוד במהירות כיצד לעבור מחוויות פנים אל פנים לחוויות וירטואליות בשנת 2020. אך למה אנו יכולים לצפות בתעשיית האירועים משנת 2021 והלאה? עם מגבלות על נסיעות ומפגשים גדולים, מארגנים רבים עוברים לפורמט וירטואלי, או היברידי, או מתכננים לשלב רכיבים וירטואליים בעתיד. החדשות הטובות: למתכנני אירועים יש עכשיו יותר משאבים מאי פעם כדי ליצור חוויה דיגיטלית מרשימה המתחרה בחוויית האירועים של ׳פנים אל פנים׳. בעזרת תכנון מתאים וקצת יצירתיות, תוכלו לעצב חוויה שמותחת את הגבולות של האירועים הווירטואליים באופן שלא דמיינו רק לפני שנה-שנתיים.
לטובת כל מי שניצב בפני ארגון מפגש/אירוע רב משתתפים, יצרה זום את המדריך האולטימטיבי לתכנון ואירוח אירועים וירטואליים המכסה את כל מה שצריך לדעת כדי לארח אירועים מקוונים מוצלחים ומשמעותיים. הנה תקציר המדריך ועיקרי הדברים:
הפתרונות הנכונים מקלים על העבודה
האם עליכם לארח את האירוע שלכם במפגשי זום (Zoom Meetings) או בוובינר של זום (Zoom Video Webinars)? התשובה תלויה בכמה גורמים - גודל הקהל, רמת האינטראקציה שתרצו בין המשתתפים וכמה טוב אתם מכירים אותם (כלומר, המשתתפים). שאלו את עצמכם את השאלות הבאות:
- איזו חוויה נרצה שתהיה למשתתפים? אם חשוב שמשתתפים יוכלו להופיע בווידאו, להשתמש באודיו ולחלוק את המסך שלהם, השתמשו במפגשי זום. אם הקהל אמור בעיקר לצפות, וובינר של זום יתאים יותר.
- מהו סוג האירוע? מפגשים קטנים ואינטימיים יותר, כמו הדרכה לעבודה או לימודים, קבוצות מחקר קטנות, מפגשי נטוורקינג ומפגשים חברתיים מצומצמים, יתאימו יותר למפגשי זום. פאנלים גדולים, הרצאות לקהל רחב, הופעות בידור, או הצגה של מוצר, יתאימו יותר לוובינר.
- כמה משתתפים פעילים יהיו באירוע? כאן נמליץ במיוחד על מפגשי זום למפגשים אינטראקטיביים של עד 1000 איש, ועל וובינר לעד 50,000 צופים ובערך 100 משתתפי פאנל פעילים.
- האם יש צורך בתכונות ספציפיות כדי שהאירוע ירוץ באופן אופטימלי? ניתן להשתמש באופציות האינטגרציה של זום כדי להוסיף אופציות תשלום כמו פייפאל, להפיץ תוכן מוקלט עם Kaltura או Panopto ולבצע אוטומציה לשיווק עם פלטפורמות כמו Marketo, Pardot ו-Hubspot.
צרו חוויה וירטואלית מעניינת
אירוע וירטואלי מוצלח הוא יצירתי, אינטראקטיבי ומותאם גם למשתתפים וגם למותג שלכם. המדריך של זום אמנם מפרט אופציות רבות נוספות, אך הנה כמה דרכים שהם הציעו כדי לעודד אינטראקציה ולהפחית את יציאת המשתתפים מהאירוע מוקדם משרציתם. להלן מספר טיפים מהמדריך שלנו:
- תכננו סדר יום מקוצר שירתק את הקהל שלכם מתחילתו ועד סופו.
- וודאו שההפעלות הן יותר מאשר לצפייה בלבד - צרו סקרים עבור הקהל שלכם, הגיבו לשאלות בשידור חי והשתמשו ב- Breakout Rooms או בצ'אט. משחקים כמו Slido ו- Kahoot! יכולים להוסיף אינטראקטיביות וכיף לאירוע שלכם.
- שלחו למשתתפים שלכם מתנות - כמו כרטיס מתנה למשלוח אוכל או פריטים מהנים אחרים שהם יכולים ליהנות מהם באופן אישי.
השתמשו ברשימות (צ׳ק ליסטס) כדי לתכנן בצורה אפקטיבית
הרבה נדרש לתכנון אירוע וירטואלי חלק, החל בתיאום תוכן וכלה באפשרות ההגדרות הנכונות לסמינר מקוון. השתמשו בזום כדי לבנות רשימות ביקורת לצוותי ההפקה, הצוות הטכני ואפילו המצגות שהוכנו לאירוע כדי לוודא שכולם יודעים מה הם צריכים לעשות לפני היום הגדול. תוכלו אפילו להשתמש בזום לחזרה גנרלית וירטואלית! המדריך המלא של זום מציע לכם רשימות מוכנות מראש הן לתכנון האירוע והן לקידום האירוע.
הפיצו את השמועה
הקימו אתר אירוע, או עמוד נחיתה, שיש בו את כל מה שהקהל שלכם צריך לדעת - תאריך, שעה, פרטי דובר, פרטי הפעלה, פרטי הרשמה ותשובות לשאלות נפוצות. לאחר מכן הפיצו את הבשורה על האירוע באמצעות דוא"ל, מאמרים בבלוגים, מדיה חברתית והסברה תקשורתית. אל תשכחו לבקש משותפים וספונסרים לשתף גם את הרשתות שלהם.
האם התכוננתם לשעת ההצגה?
קבעו זמן לדוברים ולצוות ההפקה שלכם לעבור על רשימת הבדיקה ולטפל בבעיות טכניות או תוכן מראש. כשאתם מוכנים לצאת לשידור חי, בדקו את המיקרופונים והמצלמות, פתחו את האירוע מוקדם כדי שמשתתפים יוכלו להצטרף, ובדקו את הגדרות ההקלטה והשידור החי כדי לוודא שהם עובדים כמו שצריך. וודאו שדפי התמיכה למפגשי זום או לוובינר זום פתוחים למקרה הצורך.
מה שכדאי לעשות אחרי האירוע
הפעולות שתבצעו לאחר האירוע חשובות כמעט כמו האירוע עצמו. אספו משוב באמצעות סקר לאחר האירוע, נתחו דוחות (למפגשי זום או לוובינר זום), הנגישו תוכן מוקלט ועקבו אחר לידים שיווקיים. כדאי גם לשבת עם הצוות שלכם לתחקיר, להעריך את יעדי האירוע שלכם ולתכנן תוכניות לשיפור.
במדריך של זום תמצאו הסבר מעמיק שינחה אתכם כיצד להשתמש בכמה מתכונות האירוע הפופולריות ביותר של החברה, כמו סקרים, חדרי בריחה ושידור חי.
